Registro de Viajeros: Guía para Alquiler Vacacional

El auge del alquiler vacacional ha transformado la forma en que muchos propietarios gestionan sus inmuebles, ofreciendo una vía rentable y atractiva para monetizar una vivienda. Sin embargo, más allá de los beneficios económicos y la decoración del apartamento, existe una obligación crucial que a menudo genera dudas: el registro de viajeros ante las autoridades. Este proceso, fundamental para la seguridad ciudadana, está en constante evolución, y es vital que cada anfitrión comprenda sus implicaciones para evitar sanciones y mantener su negocio en regla.

Tradicionalmente, este registro se ha gestionado a través de plataformas específicas de la Policía Nacional o la Guardia Civil. No obstante, el panorama está cambiando significativamente. A partir del 2 de diciembre de 2024, un nuevo sistema centralizado del Ministerio del Interior, conocido como SES.Hospedajes, se convertirá en la plataforma obligatoria para todos los establecimientos de hospedaje. En este artículo, desglosaremos todo lo que necesitas saber sobre el registro de viajeros, desde su propósito hasta los pasos para adaptarte a la nueva normativa, garantizando que tu alquiler vacacional opere con total transparencia y legalidad.

¿Qué es el Registro de Viajeros y por qué es Crucial?

El registro de viajeros es un procedimiento legalmente establecido que permite a las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado (Policía Nacional y Guardia Civil) tener un control sobre las personas que se alojan en establecimientos turísticos, incluyendo los alquileres vacacionales. Su objetivo principal es fortalecer la seguridad ciudadana, facilitando la prevención e investigación de delitos al mantener un registro de quienes pernoctan en un determinado lugar. Para el anfitrión, además de ser una obligación legal, es una herramienta que contribuye a tener un mayor control sobre su propiedad y los ocupantes.

El corazón de este registro es el parte de viajeros, un formulario que debe ser completado con los datos de identificación de todos los huéspedes mayores de 16 años en el momento del check-in. Es imperativo que este parte sea enviado a la autoridad competente en las 24 horas siguientes a la entrada del viajero. Para los alquileres a corto plazo gestionados por particulares, la obligación concluye con la notificación del registro. Sin embargo, los anfitriones profesionales deben ir un paso más allá, manteniendo un archivo de estos partes durante al menos tres años, ya sea en formato físico o digital, para cualquier requerimiento futuro.

El Proceso de Registro: De WebPol a SES.Hospedajes

Hasta la fecha de implementación total de la nueva normativa, el registro de viajeros se ha venido realizando a través de plataformas habilitadas por cada cuerpo de seguridad: Hospederías de la Policía (WebPol o E-HOTEL) para la Policía Nacional y Hospederías para la Guardia Civil. El proceso para obtener las credenciales de acceso a estos sistemas es presencial y requiere acudir a la comisaría u oficina de la Guardia Civil más cercana a la ubicación del alojamiento vacacional. Para esta cita, los documentos esenciales a presentar incluyen:

• Documento de identidad del anfitrión o de la persona responsable de la vivienda.
• Declaración Responsable de Inicio de Actividad (DRIA), que es el documento presentado ante la administración de turismo para dar de alta el alquiler.
• Documento acreditativo de la propiedad o del derecho de usufructo sobre el inmueble.

Una vez obtenidas las credenciales, el envío de los partes de viajeros se puede realizar de dos maneras: generando y enviando el parte directamente a través de la aplicación web, o subiendo los partes rellenados previamente (manualmente o de forma digital) en un único envío, una opción preferida por muchos anfitriones por su eficiencia.

La Transición a SES.Hospedajes: El Futuro del Registro

A partir del 2 de diciembre de 2024, un cambio significativo entrará en vigor: todos los establecimientos de hospedaje, que actualmente reportan a Webpol o Hospederías, deberán hacerlo a través de la plataforma centralizada del Ministerio del Interior, SES.Hospedajes. Esta unificación busca simplificar y modernizar el proceso de comunicación de datos de viajeros.

Cómo Registrarse en SES.Hospedajes

El proceso de registro en SES.Hospedajes requiere de ciertos requisitos técnicos y pasos específicos:

1. Certificado Digital o DNIe: Es indispensable poseer un certificado digital o DNI electrónico para acceder a la web de registro.
2. Programa Autofirma: Necesitarás tener instalado en tu PC el programa autofirm@, que permite firmar digitalmente la solicitud de alta del establecimiento.
3. Acceso e Identificación: Deberás acceder al enlace proporcionado por el Ministerio del Interior y seleccionar el método de identificación Cl@ve (Cl@ve móvil, DNIe, Cl@ve PIN o Cl@ve permanente).
4. Formulario de Registro: La primera vez que accedas, deberás completar un formulario de registro donde también se ingresarán los datos del primer establecimiento. Si ya tienes un registro, simplemente podrás añadir nuevos establecimientos.
5. Datos de la Entidad: Es crucial seleccionar como tipo de actividad “Actividad de hospedaje” y activar la casilla “Envío de comunicaciones por servicio web”. Esta última opción es vital si planeas utilizar un software de gestión para automatizar el envío de los partes.
6. Datos del Establecimiento: Se completarán los datos específicos de tu alojamiento. Podrás añadir más establecimientos posteriormente.
7. Revisar y Firmar: Finalmente, revisarás toda la información y firmarás digitalmente la solicitud.

Tras completar el proceso, recibirás un correo electrónico de confirmación con datos clave como el Código de arrendador, los Códigos de establecimiento y las credenciales (Usuario y Contraseña) para el envío de información a través del servicio web. Estos datos son fundamentales para configurar cualquier sistema de automatización.

Datos Imprescindibles en el Parte de Viajeros

Independientemente de si se utiliza el formulario web de la Policía Nacional o se suben archivos en lote, los datos que deben rellenarse en el parte de viajeros son los siguientes:

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Es importante destacar que, al rellenar el formulario en línea, se suele disponer de un botón de “Registrar” para generar y enviar el parte. Si se opta por el envío de ficheros, se usa la opción “Envío de Ficheros” para subir los archivos preparados.

Consecuencias de No Registrar a un Huésped

El incumplimiento de la obligación de notificar el registro de viajeros, o hacerlo de forma incompleta, conlleva el riesgo de recibir sanciones económicas. Estas multas pueden variar significativamente en función de la gravedad de la infracción:

• Para amonestaciones leves, las multas pueden oscilar entre 100 y 600 euros.
• En casos más graves, las sanciones pueden dispararse, yendo desde los 600 euros hasta los 30.000 euros.

Por lo tanto, es fundamental tomarse muy en serio esta obligación legal para evitar problemas económicos y legales que puedan comprometer la viabilidad de tu negocio de alquiler vacacional.

Automatización del Registro: La Solución para Anfitriones

Gestionar el registro de viajeros manualmente puede ser una tarea tediosa y propensa a errores, especialmente para anfitriones con múltiples propiedades o un alto volumen de reservas. Afortunadamente, existen soluciones de automatización que simplifican enormemente este proceso. Muchos softwares de gestión de alquiler vacacional ofrecen funcionalidades para generar y enviar automáticamente los partes de viajeros a las autoridades competentes (incluyendo la futura plataforma SES.Hospedajes).

Estas herramientas permiten recopilar los datos de los huéspedes de forma eficiente, a menudo a través de un proceso de check-in en línea, y luego enviarlos de manera segura y automática. La configuración de estos sistemas requiere introducir las credenciales obtenidas al registrarse en SES.Hospedajes (usuario, contraseña, código de arrendador y código de establecimiento). La automatización no solo ahorra tiempo, sino que también minimiza el riesgo de errores y asegura el cumplimiento constante de la normativa, permitiendo al anfitrión concentrarse en ofrecer la mejor experiencia a sus huéspedes y maximizar la rentabilidad de su propiedad.

Diferencias Clave: Parte de Viajeros vs. Reserva de Hospedaje

La nueva normativa introducida por el Real Decreto 933/2021 ha generado cierta confusión en torno a dos conceptos importantes: el “parte de viajeros” y la “reserva de hospedaje”. Es crucial entender la distinción entre ambos:

• Partes de Viajeros: Se refieren a la comunicación de la información de las personas que efectivamente se alojan en el establecimiento. Incluyen datos como la fecha real de entrada y salida, el número de personas alojadas, y la identificación completa de cada huésped. Es un requisito obligatorio al inicio del hospedaje.
• Reserva de Hospedaje: Está relacionada con la información sobre las reservas realizadas, independientemente de si estas se materializan en el alojamiento. Incluye detalles como las fechas de entrada y salida previstas, el número de personas en la reserva, y los datos del titular de la reserva. Esta comunicación debe realizarse al momento de registrar la reserva y también aplica si la misma es anulada.

En las comunicaciones iniciales con el Ministerio del Interior, se informó que la “Reserva de hospedaje” debía ser enviada principalmente por las OTAs (Online Travel Agencies), mientras que el “Parte de viajeros” seguiría siendo responsabilidad de los gestores o propietarios de los alojamientos. Si bien esta distinción ha generado incertidumbre, los sistemas de gestión actuales se centran en el envío de los partes de viajeros. Ante cualquier duda específica sobre la obligación de enviar la reserva de hospedaje, se recomienda contactar directamente con el Ministerio del Interior.

Gestión de Errores y Consultas en SES.Hospedajes

Aun con la automatización, pueden surgir errores o la necesidad de consultar los partes enviados. SES.Hospedajes ofrece funcionalidades para gestionar estas situaciones.

Cómo Corregir un Error en el Parte de Viajeros

Si se detecta un error en un parte de viajeros, existen dos vías principales para corregirlo:

• Desde la plataforma SES.Hospedajes: Si el sistema notifica un error, puedes acceder a la sección “Mis comunicaciones” y, dentro de la pestaña “Lotes”, buscar el parte con error. Al hacer clic, podrás acceder a los campos incorrectos y modificarlos.
• Desde tu software de gestión (si lo utilizas): Generalmente, se puede desmarcar la opción de “Registro de Huéspedes terminado”, editar los datos del huésped con errores y luego volver a marcarlo y enviarlo a SES.Hospedajes.

Es importante tener en cuenta que, si realizas modificaciones directamente en SES.Hospedajes, es posible que tu software de gestión no se actualice automáticamente. Por ello, muchos sistemas permiten marcar manualmente un registro como “realizado” para mantener la coherencia en tus propios registros.

Cómo Consultar los Partes de Viajeros Enviados

Para consultar los partes enviados, accede a SES.Hospedajes y navega a la sección “Mis comunicaciones”. Aquí podrás:

• Filtrar por fechas específicas para encontrar partes antiguos.
• Ver el detalle de cada envío realizado, independientemente del medio (manual o automático).
• Anular un envío erróneo, si es necesario, para luego corregirlo y enviarlo de nuevo.

En la pestaña “Lotes”, podrás ver los envíos realizados desde tu software de gestión, con detalles y la posibilidad de corregir campos si un lote tiene errores. Ten en cuenta que, al ser un sistema asíncrono, puede haber un pequeño retraso entre el estado real en SES.Hospedajes y lo que se muestra en tu software de gestión. Es crucial evitar duplicar envíos y ser paciente con las actualizaciones.

Recuperación de Contraseña y Datos de Servicio Web

Un punto importante a recordar es que SES.Hospedajes maneja dos tipos de contraseñas:

• Contraseña de acceso a la aplicación web: Para iniciar sesión en la plataforma.
• Contraseña para las comunicaciones vía servicio web: Utilizada por los softwares de gestión para el envío automático de datos.

Si necesitas recuperar la contraseña de acceso a la aplicación, puedes hacerlo desde la página de inicio de sesión de SES.Hospedajes, introduciendo tu DNI/NIE/NIF y email. Para recuperar o cambiar la contraseña del servicio web, debes acceder a la sección “Registro de establecimiento y entidades”, luego a “Usuario servicio web”, y allí podrás revisar los datos de usuario o establecer una nueva contraseña.

Tabla de Datos de Viajeros Solicitados y Enviados

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la normativa que regula el registro de viajeros?

La normativa principal incluye la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana (artículo 25.1), y el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que establece las obligaciones de registro documental e información. También son relevantes la Orden INT/1922/2003 y la Resolución de 14 de julio de 2003.

¿A partir de qué edad es obligatorio el registro de los viajeros?

De acuerdo con el Real Decreto 933/2021, es obligatorio registrar a todos los huéspedes, sin importar su edad, desde recién nacidos hasta adultos mayores. Los datos de los menores de catorce años serán proporcionados por el adulto que los acompaña. Toda persona mayor de catorce años debe firmar el parte de entrada.

¿Cómo puedo registrar a un menor de 14 años que no tiene documentación?

Para menores de 14 años sin documentación, se dejará el tipo de documento y el número sin seleccionar/rellenar. El resto de los datos obligatorios (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, etc.) deben completarse.

¿La plataforma SES.Hospedajes genera automáticamente la hoja de registro o parte de viajero?

No, SES.Hospedajes no genera una hoja de registro física. Solo registra el parte en la plataforma digital.

¿Quiénes están obligados al registro documental de la hoja de registro o parte de viajero?

Con la nueva normativa, solo los anfitriones profesionales están obligados a mantener el registro documental de las hojas de registro o partes de viajero durante 3 años, permitiéndose el formato electrónico. Los particulares solo están obligados al registro del parte en la plataforma y no al registro documental adicional.

¿Por qué no marca el tipo de documento como obligatorio para todos los viajeros?

El campo de tipo de documento no es obligatorio para menores de 14 años, ya que no están obligados a presentar documentación propia. Por eso, el sistema lo permite.

¿Por qué no se solicitan datos como soporte o parentesco si son obligatorios?

Estos campos se habilitan automáticamente solo si el sistema identifica que el documento es un DNI o NIE español (para el soporte) o si la fecha de nacimiento del huésped lo clasifica como menor de edad (para el parentesco). Si no se cumplen estas condiciones, los campos no aparecerán.

¿Por qué no me deja marcar el registro de huéspedes como terminado, indicando que el número de personas no corresponde?

Esto suele ocurrir si hay una inconsistencia entre el número de personas en la reserva y el número de huéspedes registrados. Asegúrate de que la edad mínima de registro en la ficha de tu alojamiento esté configurada en 0 años y que se hayan introducido los datos de todos los ocupantes, incluidos los bebés (aunque no computen para la ocupación, deben ser reportados).

Me indica que hay errores, pero no los detecto.

Verifica que no haya apóstrofes, símbolos extraños o espacios innecesarios en los campos. Si se introduce un número de teléfono con código de país, debe ser con 00 al inicio y sin espacios. Los documentos de identidad no deben tener guiones entre números y letras. Aunque los softwares de gestión suelen validar los datos, algunas particularidades pueden escapar a la validación automática.

Error: el usuario no tiene permiso para hacer envíos por servicio Web.

Este error indica que no has activado la opción de “Envío de comunicaciones por servicio web” en tu registro en SES.Hospedajes. Debes acceder a la sección “Mis datos registrados” y marcar esta casilla para permitir que tu software de gestión se comunique con la plataforma.

Error: USUARIO Y CONTRASEÑA.

Recuerda que la contraseña para el servicio web (la que usas en tu software de gestión) es diferente a la contraseña de acceso a la plataforma SES.Hospedajes. El usuario del servicio web debe ser tu NIF o CIF seguido de “WS” (ej. 12345678AWS). Verifica que no haya espacios en el usuario o en los códigos. Si las credenciales son correctas y el error persiste, la contraseña del servicio web podría contener caracteres especiales generados por SES; en ese caso, es recomendable restablecerla desde la sección de usuario servicio web de la plataforma, evitando caracteres complejos.

El registro de viajeros es una pieza fundamental en la gestión de tu alquiler vacacional. Mantenerse informado y adaptarse a las nuevas normativas, como la implementación de SES.Hospedajes, no solo te permitirá evitar costosas sanciones, sino que también fortalecerá la confianza en tu negocio y contribuirá a la seguridad general. La automatización de este proceso es una inversión inteligente que te ahorrará tiempo y preocupaciones, permitiéndote enfocarte en lo más importante: ofrecer una experiencia excepcional a tus huéspedes.

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